amplengin2님의 이글루

출처 : http://lunaris.egloos.com/1931734

0. 스팸 메일, 바이러스나 악성 코드를 포함한 메일이 아닌 한 어떤 메일도 사본을 남겨두지 않은 상태로는 지우지 말라. 회사 생활을 하면서 주고 받는 메일은 그 자체로 '기록'으로서의 가치를 가진다. 내용이 중복된 메일이든, 일시적인 공지 메일이든, 어쨌든 지우지 마라. 물론, 당신이 회사 내의 누군가에게 보낸 메일도 마찬가지다. 언제, 누구와, 어떤 메일을 주고 받았다는 그 사실 자체가 당신의 기록으로 남아있어야 한다. 언젠가, 필요할 때 든든한 자료가 되어줄 것이다.

1. 사내 메일이 웹 메일 형태인 경우, 대개는 쿼터가 모자라서 메일을 지우게 된다. 최소한 쿼터가 모자라서 메일을 못받는 상황은 만들지 말아야 한다. (직장 생활의 에티켓이다) 하지만 언제는 메일 지우지 말라며? 당연히, 백업을 해야 한다.  대부분의 메일 서버는 POP3 서버를 내장하고 있으며, (대개 높으신 분의 필요에 의해) 일부 또는 전체 사용자에게 기능이 활성화되어있다. 또, 그렇지 않은 경우라도, 웬만하면  메시지를 eml 파일 형태로 내려받을 수 있는 기능 정도는 있다. 최악의 경우 메일들을 POP3가 되는 다른 서버로 포워딩 시켜서 받아 내려야 하는 경우도 있을 수 있겠다. 어쨌든 메일을 지우기 전에 무슨 수를 써서든 Outlook등 널리 사용되는 메일러 프로그램으로 본인 PC로 메일을 가져다 놓자.

2. 백업 이야기가 나와서 말인데, PC 밀때 파일만 백업하고 메일 백업 잊어먹는 사람들 많다. "빨래 끝은 옥시크린" 이고 "백업 끝은 메일" 이다. 중요하면 백업 작업을 시작할 때 하면 좋겠지만, 대개의 경우 백업은 오래 걸리는 작업이고 그 동안 많은 양의 메일이 도착할 가능성도 있어서 일을 두 번 하게 되는 경우가 왕왕 있다. 습관적으로 모든 백업이 끝난 후, 인터넷 선 뽑기 전에 메일을 백업하는 것을 추천한다. Outlook 을 쓰든 thunderbird 를 쓰든, 메일 데이터가 저장되는 경로는 옆사람이든 구글신에게든 물어서 꼭 파악해놓고, 가능하면 잊지 않도록 본인이 관리 가능한 영역으로 변경해두는 습관을 들이는 것도 좋다.

3. PC에서 Outlook 등의 프로그램으로 메일을 보내고 받을 때 서버와의 인증 과정에서 ID/Password가 암호화 되는지의 여부를 확인할 필요가 있다. 가급적 SSL/TLS 접속만 사용하는 것을 추천하며, 최소한 APOP, CRAM-MD5등의 인증 매커니즘을 통해 비밀번호가 암호화 되는 방식으로 접속하여야 한다. 아직도 널리 사용되는 Outlook Express의 경우, SPA를 활성화 하면 서버에서 인증을 못해주는 경우도 많고, 서버가 SSL/TLS 접속을 지원하지 않는 경우도 많아서 대개 메일 서버 관리 권한이 없는 사용자라면 애를 먹기 십상이다. 여태까지 나온 이야기를 이해할 수 없는 경우, 메일 비번은 다른 비번과 겹치지 않게 따로 설정해놓고 사용하며, 암호화를 사용하지 않는 무선 랜(맥도날드, 스타벅스, 옆 건물 AP등)에 연결된 상태에서는 절대로 이메일을 체크하지 말도록 하자.

4. 메일을 많이 주고 받는 경우, 본인에게 적절한 형태로 폴더링하고, 메일 필터링 규칙을 잘 만들어두면 관리가 훨씬 용이해진다. 본인에게 적절한 형태의 폴더링을 개발해내는 것은 본인 몫이다. 남들의 스타일을 따라가려고 애쓸 필요는 없다. 어쨌든, 문서 작성 능력만큼이나 중요한 것이 자료를 분류, 보관하는 능력이다. 고만고만한 처세술 책 읽을 시간에 본인 메일 관리할 방법이나 연구해보는 건 어떨까?

5. 혹시 서버에 쿼터가 남아 도는 행복한 환경이라면, POP3 대신 IMAP을 쓰는 것도 좋은 생각이다. 본인 컴퓨터가 바이러스 먹거나 하드 뻑나서 메일 데이터 날려먹을 확률보다는, 그래도 관리자가 공들여 관리해주는 서버가 훨씬 안정적이기 마련이다. 물론, 전술한대로, 백업은 가급적 자주 해놓도록 하자.

6. 아주 많은 사람들이 이메일 체크를 그리 자주 하지 않음에도 불구하고, 메일을 보내면 상대방이 '곧' 읽어볼 것이라고 생각하는 경향이 있다. 메일을 바로 읽어주길 바란다면 메일 보내놓고 상대에게 바로 전화를 걸자. 전화상으로 직접 이야기할 수 있을 만큼 짧은  내용이라도 '기록을 남기기 위해' 메일을 보내야 하는 경우는 빈번히 있을 수 있다. 어떤 메일에도 '빨리' 반응하고 싶다면 늘 메일 프로그램을 띄워놓든지, 아니면 새 메일이 도착한 경우 팝업을 띄워 알려주는 프로그램을 사용하는 것이 좋다. 아울러, 대부분의 메일 프로그램/서비스들이 제공하는 '수신확인' 기능은 아주 많은 경우에 동작하지 않기 때문에 믿어선 안된다. 실제로 수신 확인 기능을 구현하는 방법은 여러가지가 있지만 어느 것도 완벽하지 않다.